So erstellen Sie einen 30-Tage-AI-Entdeckungsprozess

Der Ausfallmodus, gegen den man entwerfen muss

Entdeckungsphasen gleiten in Stakeholder-Interviews und Fähigkeitsumfragen, weil diese Aktivitäten angenehm und risikoarm sind. Sie produzieren auch Artefakte, auf die niemand reagieren kann. Die Version, die funktioniert, ist enger gefasst: ein festes Zeitfenster, ein Kandidat-Workflow und eine kleine Anzahl von Fragen, deren Antworten Fakten und nicht Meinungen sind.

Drei Fakten, die vier Wochen wert sind

Die Realität dokumentieren. Eine repräsentative Stichprobe der Dokumente, von denen der Workflow abhängt, nehmen und lesen. Welcher Anteil gescannt ist, welcher Anteil Tabellen enthält, wie viele Sprachen, wie alt das älteste ist und wie sieht der extrahierte Text aus? Die Ausgabe ist eine schriftliche Bewertung der Parsbarkeit, nicht eine Zählung von Dateien. Die meisten Entdeckungsphasen überspringen dies und entdecken es während der Lieferung, auf Kosten einer Lieferphase.

Die Realität der Berechtigungen. Wer welche Dokumente sehen kann, wo dies heute durchgesetzt wird und ob die Zuordnung in einen Retrieval-Index machbar ist. Die Ausgabe ist ein benannter Besitzer und ein konkreter Plan für die Berechtigungszuordnung, denn die technische Version dieser Frage ist einfach und die organisatorische Version ist, wo die Zeit verbracht wird.

Die Realität des Workflows. Wo die Arbeit jetzt stattfindet, was das System ersetzen würde und was die Person, die es ausführt, als Erfolg beurteilen würde. Die Ausgabe ist ein Workflow, der präzise genug beschrieben ist, dass eine Aufgabenmatrix gezeichnet werden kann - Eingaben, Schritte, Ausnahmen, Übergaben - anstatt einer Liste von Kandidat-Anwendungsfällen.

Wie man es durchführt, damit die Fakten ankommen

• Das Zeitfenster und den Umfang fixieren. Ein Workflow, eine Dokumentenfamilie, ein Team. Eine Entdeckung, die sich ausdehnt, ist eine Entdeckung, die nie abgeschlossen wird.
• Die Zeit mit Lesen und nicht mit Umfragen verbringen. Zwei Tage mit den tatsächlichen Dokumenten und dem tatsächlichen Berechtigungsmodell schlagen eine Woche Interviews, denn Interviews liefern Überzeugungen und die Dokumente liefern die Wahrheit.
• Eine Entscheidungsprotokoll mit Datum und benanntem Besitzer führen. Der häufigste Fehler bei der Entdeckung ist die Erzeugung von Schlussfolgerungen, zu denen niemand als zustimmend registriert wurde.
• Die Lieferphase nach dem Grunde bemessen, was man gefunden hat, und nicht nach der anfänglichen Begeisterung. Wenn die Parsbarkeitsbewertung sagt, dass ein Drittel des Korpus nur Bilder enthält, ist das eine Position und keine Überraschung.
• Die Bedingungen angeben, unter denen man nicht weitermachen würde. Eine Entdeckung, die nicht zu dem Schluss kommen kann, dass man nicht weitermachen sollte, ist ein Verkaufsprozess mit einem längeren Namen.

Was man am Ende sagen können sollte

Am Ende des Zeitfensters sollte man in der Lage sein, fünf Fragen in jeweils einem Satz zu beantworten: welcher Workflow, welche Dokumente, wer die Daten besitzt, was die erste Version nicht tun wird und was wahr sein müsste, damit die zweite Version es wert wäre, gebaut zu werden. Wenn eine dieser Fragen eine Folie benötigt, um erklärt zu werden, ist sie noch nicht geklärt, und die Lieferphase wird ihre ersten Wochen damit verbringen, sie zu klären, anstatt zu bauen.

Das Ergebnis ist absichtlich kurz. Ein Datenfluss auf einer Seite, eine Parsbarkeitsbewertung, eine Berechtigungszuordnung mit Besitzer, eine Workflow-Beschreibung und ein Entscheidungsprotokoll. Alles andere ist eine Ablenkung von dem einzigen, wofür die Entdeckung da ist: die Lieferkosten ehrlich zu machen.