Cómo delimitar un descubrimiento de inteligencia artificial de treinta días

El modo de fallo contra el que diseñar

Las fases de descubrimiento se desvían hacia entrevistas con partes interesadas y encuestas de capacidad porque esas actividades son agradables y de bajo riesgo. También producen artefactos que nadie puede utilizar. La versión que funciona es más estrecha: una ventana fija, un flujo de trabajo candidato y un conjunto pequeño de preguntas cuyas respuestas son hechos en lugar de opiniones.

Tres hechos que valen cuatro semanas

Documentar la realidad. Tomar una muestra representativa de los documentos en los que depende el flujo de trabajo y leerlos. ¿Qué proporción está escaneada, qué proporción tiene tablas, cuántos idiomas, qué tan antiguo es el más antiguo y cómo se ve el texto extraído? La salida es una evaluación escrita de la capacidad de análisis, no un recuento de archivos. La mayoría de las fases de descubrimiento omiten esto y luego lo descubren durante la entrega, a costa de una fase de entrega.

Permisos de realidad. ¿Quién puede ver qué documentos, dónde se aplica hoy y si es factible mapearlos en un índice de recuperación? La salida es un propietario con nombre y un plan concreto para el mapeo de autorizaciones, porque la versión técnica de esta pregunta es fácil y la versión organizativa es donde se invierte el tiempo.

Realidad del flujo de trabajo. Donde se realiza el trabajo ahora, qué sistema reemplazaría y qué juzgaría la persona que lo realiza como éxito. La salida es un flujo de trabajo descrito con precisión suficiente como para dibujar una matriz de tareas: entradas, pasos, excepciones, entregas, en lugar de una lista de casos de uso candidatos.

Cómo ejecutarlo para que lleguen los hechos

• Fijar la ventana y el alcance. Un flujo de trabajo, una familia de documentos, un equipo. El descubrimiento que se expande es un descubrimiento que nunca se cierra.
• Dedica el tiempo a leer, no a encuestar. Dos días con los documentos reales y el modelo de permisos real superan una semana de entrevistas, porque las entrevistas devuelven creencias y los documentos devuelven la verdad.
• Mantener un registro de decisiones con fechas y propietarios con nombre. El fallo más común del descubrimiento es producir conclusiones a las que nadie se registró como de acuerdo.
• Dimensionar la fase de entrega según lo que se encontró, no según el entusiasmo inicial. Si la evaluación de la capacidad de análisis dice que un tercio del corpus es solo imagen, eso es un elemento de línea, no una sorpresa.
• Establecer las condiciones bajo las cuales no se recomendaría proceder. Un descubrimiento que no puede concluir no es un proceso de ventas con un nombre más largo.

Lo que deberías poder decir al final

Al final de la ventana, deberías poder responder a cinco preguntas en una oración cada una: ¿qué flujo de trabajo, qué documentos, quién es el propietario de los datos, qué no hará la primera versión y qué tendría que ser cierto para que la segunda versión valga la pena construir? Si alguna de ellas necesita una diapositiva para explicarla, no se ha establecido y la fase de entrega dedicará sus primeras semanas a establecerla en lugar de construir.

El entregable es breve a propósito. Un flujo de datos de una página, una evaluación de la capacidad de análisis, un mapeo de permisos con un propietario, una descripción del flujo de trabajo y un registro de decisiones. Todo lo demás es una distracción de lo único para lo que sirve el descubrimiento: hacer que la estimación de entrega sea honesta.